Utrzymanie terenów przy firmie bez angażowania własnych pracowników

Teren wokół firmy jest jednym z pierwszych elementów, które widzą klienci, kontrahenci, dostawcy oraz pracownicy. Zanim ktoś wejdzie do biura, hali produkcyjnej, magazynu czy obiektu usługowego, najpierw przechodzi przez parking, chodnik, wejście i przestrzeń znajdującą się wokół budynku.

To właśnie otoczenie często wpływa na pierwszą ocenę firmy.

Zadbany teren pokazuje dobrą organizację i dbałość o szczegóły. Zaniedbane chodniki, nieprzycięta zieleń, pełne liści parkingi czy nieodśnieżone wejścia mogą natomiast negatywnie wpłynąć na odbiór całego przedsiębiorstwa.

Wiele firm mierzy się jednak z podobnym problemem. Chcą utrzymać teren wokół swojej nieruchomości w odpowiednim standardzie, ale jednocześnie nie chcą angażować własnych pracowników do wykonywania dodatkowych obowiązków.

I jest to całkowicie zrozumiałe.

Pracownik firmy powinien koncentrować się na zadaniach związanych z działalnością przedsiębiorstwa, a nie na koszeniu trawy, zamiataniu parkingu, grabieniu liści czy odśnieżaniu chodników.

Utrzymanie terenów zewnętrznych wymaga regularności, odpowiedniego sprzętu oraz osoby, która odpowiada za cały proces. Dlatego coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na outsourcing takich prac i przekazuje je wyspecjalizowanym firmom zewnętrznym.

Takie rozwiązanie pozwala ograniczyć obowiązki organizacyjne, poprawić wygląd nieruchomości i utrzymać teren przez cały rok bez angażowania własnych zasobów.

Dlaczego utrzymanie terenu przy firmie często staje się problemem organizacyjnym?

Na początku wiele firm zakłada, że utrzymanie terenu wokół budynku nie będzie dużym problemem. Przecież koszenie trawy wykonuje się kilka razy w sezonie, liście można zebrać jesienią, a chodnik zamieść wtedy, gdy jest taka potrzeba.

W praktyce sytuacja wygląda zupełnie inaczej.

Teren firmowy żyje każdego dnia. Korzystają z niego pracownicy, klienci, samochody dostawcze oraz osoby odwiedzające obiekt. Zabrudzenia pojawiają się regularnie, a część prac wymaga szybkiej reakcji.

Przykładowo:

• parking musi być utrzymany w czystości,
• wejście do budynku powinno być bezpieczne,
• trawniki wymagają regularnego koszenia,
• krzewy trzeba przycinać,
• liście trzeba usuwać w odpowiednim momencie,
• zimą konieczne jest odśnieżanie i likwidowanie śliskości.

Problem pojawia się wtedy, gdy takie zadania zostają przypisane osobom, które mają już swoje podstawowe obowiązki.

Pracownik administracyjny zaczyna pilnować terenu. Kierownik obiektu musi organizować dodatkowe prace. Konserwator zamiast zajmować się techniczną obsługą budynku wykonuje prace porządkowe.

Początkowo może to działać.

Jednak wraz ze wzrostem obiektu, powierzchni terenu i liczby obowiązków pojawia się chaos.

Brakuje jednej osoby odpowiedzialnej za efekt końcowy. Nie ma stałego harmonogramu. Prace wykonywane są wtedy, kiedy ktoś znajdzie czas.

A teren zewnętrzny bardzo szybko pokazuje brak regularności.

Czym jest utrzymanie terenów zewnętrznych w modelu outsourcingowym?

Outsourcing utrzymania terenów zewnętrznych oznacza przekazanie odpowiedzialności za określony zakres prac firmie zewnętrznej.

Nie chodzi tutaj tylko o pojedynczą usługę, taką jak jednorazowe koszenie albo odśnieżenie parkingu po dużych opadach śniegu.

Profesjonalna obsługa polega na stworzeniu stałego modelu współpracy.

Firma zewnętrzna przejmuje określony zakres obowiązków i realizuje go zgodnie z ustalonym harmonogramem.

Zakres może obejmować między innymi:

• sprzątanie terenów wokół budynku,
• utrzymanie parkingów,
• zamiatanie chodników,
• pielęgnację zieleni,
• koszenie trawników,
• przycinanie krzewów,
• usuwanie liści,
• przygotowanie terenu do sezonu zimowego,
• odśnieżanie,
• likwidację śliskości.

Dzięki temu przedsiębiorstwo nie musi zatrudniać dodatkowej osoby tylko do obsługi terenu.

Nie musi kupować sprzętu.

Nie musi organizować zastępstw.

Nie musi zastanawiać się, kto zajmie się problemem, kiedy pojawią się trudniejsze warunki pogodowe.

Dobrym przykładem takiego podejścia jest kompleksowa obsługa terenów zewnętrznych dla zarządców, gdzie zakres prac może zostać dopasowany do konkretnego obiektu i jego specyfiki.

Dlaczego firmy nie chcą angażować własnych pracowników do utrzymania terenu?

W teorii mogłoby się wydawać, że wykorzystanie własnych pracowników będzie tańszym rozwiązaniem. Firma nie musi szukać wykonawcy, podpisywać dodatkowej umowy ani organizować współpracy z zewnętrznym podmiotem.

Problem polega na tym, że czas pracownika również ma swoją wartość.

Jeżeli osoba zatrudniona w firmie poświęca kilka godzin tygodniowo na utrzymanie terenu, to ten czas nie jest przeznaczony na jej podstawowe zadania.

W przypadku pracownika administracji może oznaczać to mniej czasu na obsługę dokumentów i organizację pracy.

W przypadku pracownika technicznego może oznaczać opóźnienia w innych obowiązkach.

W przypadku kierownika obiektu dochodzi kolejny temat do kontrolowania.

Firma zaczyna zarządzać nie tylko swoją działalnością, ale również procesem utrzymania terenu.

A to wymaga:

• planowania,
• kontroli,
• zakupu materiałów,
• organizacji sprzętu,
• reagowania na problemy.

Profesjonalna firma zewnętrzna ma już gotowy system działania.

Pracownicy wiedzą, kiedy pojawić się na obiekcie. Posiadają odpowiedni sprzęt. Znają standard wykonywania prac.

Dla przedsiębiorstwa oznacza to mniej obowiązków po swojej stronie.

Własny pracownik czy firma zewnętrzna? Co bardziej się opłaca?

Nie zawsze odpowiedź jest taka sama.

Przy bardzo małych terenach i prostych zadaniach własny pracownik może być wystarczającym rozwiązaniem.

Jednak przy większych obiektach sytuacja zaczyna się zmieniać.

Firma musi wtedy uwzględnić znacznie więcej elementów niż samo wynagrodzenie.

Przy własnym pracowniku pojawiają się między innymi:

• koszty zatrudnienia,
• urlopy,
• zwolnienia chorobowe,
• zastępstwa,
• zakup sprzętu,
• naprawy urządzeń,
• paliwo,
• przechowywanie narzędzi,
• zakup materiałów zimowych,
• czas nadzoru.

Przykład?

Firma kupuje profesjonalną kosiarkę, ponieważ posiada duży teren zielony. Po kilku miesiącach urządzenie wymaga serwisu. Następnie trzeba kupić części eksploatacyjne. W kolejnym sezonie dochodzi problem z dostępnością pracownika, który zna sprzęt.

W przypadku firmy zewnętrznej te elementy są po stronie wykonawcy.

Przedsiębiorstwo płaci za określony zakres usługi, a nie za cały proces organizacyjny.

Ukryte koszty samodzielnego utrzymania terenu

Największym błędem przy porównywaniu własnej obsługi i outsourcingu jest patrzenie wyłącznie na cenę miesięczną.

W praktyce największe koszty często nie są widoczne od razu.

Jednym z nich jest czas.

Osoba odpowiedzialna za teren musi sprawdzać, czy prace zostały wykonane. Musi zamawiać materiały. Musi reagować na zgłoszenia.

Przy większym obiekcie samo zarządzanie tym procesem może stać się dodatkowym obowiązkiem.

Kolejnym kosztem jest sprzęt.

Utrzymanie terenu wymaga odpowiednich narzędzi:

• kosiarek,
• dmuchaw,
• podkaszarek,
• zamiatarek,
• odśnieżarek,
• sprzętu ręcznego.

Każde urządzenie wymaga przechowywania, konserwacji i napraw.

Do tego dochodzą materiały.

Zimą firma musi posiadać odpowiedni zapas środków do posypywania. Jesienią trzeba zadbać o sprzęt do usuwania liści. Latem konieczne jest regularne koszenie i pielęgnacja zieleni.

Przy outsourcingu przedsiębiorstwo otrzymuje gotowe rozwiązanie.

Jakie prace można przekazać firmie zewnętrznej?

Zakres outsourcingu terenów zewnętrznych można dopasować do rodzaju obiektu, jego wielkości oraz oczekiwanego standardu. Inaczej wygląda obsługa małego biura, a inaczej dużej hali produkcyjnej, magazynu czy kompleksu kilku budynków.

Największą zaletą takiego rozwiązania jest możliwość przekazania całego procesu jednej firmie. Przedsiębiorca nie musi samodzielnie organizować kilku różnych wykonawców i pilnować, kto odpowiada za konkretny obszar.

Sprzątanie terenów wokół firmy

Jednym z podstawowych elementów jest bieżące utrzymanie czystości na zewnątrz budynku.

Dotyczy to przede wszystkim:

• parkingów dla pracowników i klientów,
• chodników,
• wejść do budynku,
• ciągów komunikacyjnych,
• dróg wewnętrznych,
• miejsc przy koszach na odpady,
• stref reprezentacyjnych przed budynkiem.

Regularne sprzątanie terenu ogranicza ilość zabrudzeń nanoszonych do środka obiektu. Piach, błoto, liście czy drobne odpady bardzo szybko trafiają do wejść i części wspólnych.

Dlatego utrzymanie czystości na zewnątrz ma bezpośredni wpływ również na porządek wewnątrz budynku.

Przy obiektach wymagających stałej kontroli sprawdza się usługi porządkowe terenów zewnętrznych dla wspólnot w Lublinie, które obejmują kompleksowe działania związane z utrzymaniem przestrzeni wokół nieruchomości.

Pielęgnacja zieleni przy firmie

Teren zielony wokół przedsiębiorstwa bardzo często pełni funkcję reprezentacyjną. Szczególnie przy biurach, obiektach usługowych oraz miejscach, gdzie regularnie pojawiają się klienci.

Zaniedbany trawnik, przerośnięte krzewy albo chwasty przy kostce brukowej szybko sprawiają, że cały obiekt wygląda mniej profesjonalnie.

Pielęgnacja zieleni może obejmować:

• regularne koszenie trawy,
• przycinanie krzewów,
• formowanie żywopłotów,
• usuwanie chwastów,
• pielęgnację rabat,
• grabienie liści,
• przygotowanie roślin do sezonu zimowego,
• porządkowanie terenu po wykonanych pracach.

Ważne jest jednak nie samo wykonanie pojedynczej pracy, ale regularność.

Jednorazowe koszenie poprawia wygląd terenu na kilka dni. Stała pielęgnacja pozwala utrzymać odpowiedni standard przez cały sezon.

Dlatego firmy coraz częściej korzystają z usług takich jak pielęgnacja terenów zielonych przy firmach i osiedlach.

Przy większych powierzchniach szczególne znaczenie ma również systematyczne koszenie trawy na osiedlach i terenach firmowych, ponieważ zaniedbany teren bardzo szybko traci estetykę.

Zima przy firmie bez własnego zespołu do odśnieżania

Okres zimowy jest jednym z najlepszych przykładów tego, dlaczego firmy decydują się na outsourcing.

Śnieg albo oblodzenie pojawiają się często nagle. Firma musi jednak zapewnić bezpieczne dojścia do budynku, przejezdne parkingi oraz możliwość normalnego funkcjonowania obiektu.

Nie można czekać kilku dni, aż ktoś znajdzie czas na wykonanie prac.

Problem szczególnie dotyczy:

• dużych parkingów,
• wejść dla klientów,
• ciągów pieszych,
• ramp dostawczych,
• dróg wewnętrznych.

Własny pracownik może nie mieć odpowiedniego sprzętu albo możliwości szybkiego działania.

Profesjonalna firma posiada przygotowany system pracy, sprzęt oraz ludzi, którzy mogą reagować zgodnie z ustalonym zakresem.

Zimowe utrzymanie obejmuje między innymi:

• odśnieżanie,
• usuwanie lodu,
• posypywanie nawierzchni,
• zabezpieczanie wejść,
• utrzymanie bezpiecznych ciągów pieszych.

Dzięki temu przedsiębiorca nie musi zastanawiać się o godzinie szóstej rano, kto zajmie się parkingiem po nocnych opadach.

Teren wokół firmy jest częścią wizerunku przedsiębiorstwa

Wiele firm skupia się przede wszystkim na wyglądzie wnętrza budynku. Dbają o recepcję, biura oraz przestrzeń dla klientów.

To oczywiście ważne.

Jednak pierwsze wrażenie powstaje wcześniej.

Klient najpierw widzi:

• drogę dojazdową,
• parking,
• wejście,
• elewację,
• teren zielony.

Nawet bardzo dobrze przygotowane wnętrze może stracić na odbiorze, jeżeli otoczenie budynku wygląda na zaniedbane.

Dotyczy to szczególnie firm, które przyjmują klientów biznesowych, prowadzą sprzedaż, posiadają salony, biura albo obiekty reprezentacyjne.

Zadbany teren komunikuje kilka rzeczy:

Firma jest dobrze zorganizowana.

Firma dba o szczegóły.

Firma kontroluje swoje otoczenie.

Nie chodzi wyłącznie o estetykę. Chodzi o sposób, w jaki przedsiębiorstwo jest odbierane.

Jedna firma zamiast kilku wykonawców – większa kontrola i mniej chaosu

Jednym z powodów, dla których firmy wybierają outsourcing, jest możliwość uproszczenia organizacji.

Przy kilku wykonawcach szybko pojawiają się problemy.

Kto odpowiada za liście przy wejściu?

Kto powinien usunąć śnieg z konkretnego przejścia?

Kto zajmuje się terenem po koszeniu?

Kto reaguje, kiedy pojawia się problem?

Podział obowiązków często powoduje, że każdy odpowiada tylko za swój fragment.

Natomiast firma korzystająca z kompleksowej obsługi otrzymuje jeden punkt kontaktu.

To oznacza:

• łatwiejszą komunikację,
• szybszą reakcję,
• prostszą kontrolę,
• mniejsze zaangażowanie po stronie przedsiębiorstwa.

Przy większych obiektach bardzo dobrze sprawdza się model, w którym wszystkie prace są objęte jednym harmonogramem.

Jak wygląda profesjonalna współpraca przy utrzymaniu terenu firmy?

Dobra współpraca nie zaczyna się od pierwszego koszenia albo pierwszego sprzątania.

Zaczyna się od poznania obiektu.

Firma wykonująca usługę powinna przeanalizować:

• wielkość terenu,
• sposób użytkowania obiektu,
• liczbę wejść,
• powierzchnię parkingów,
• ilość zieleni,
• miejsca problematyczne.

Dopiero na tej podstawie można przygotować odpowiedni zakres.

Inaczej będzie wyglądała obsługa firmy produkcyjnej, która działa przez całą dobę, a inaczej biura, gdzie najważniejsza jest estetyka wejścia i części reprezentacyjnych.

Dobry model współpracy powinien obejmować:

• ustalony harmonogram,
• zakres odpowiedzialności,
• osobę kontaktową,
• sposób zgłaszania uwag,
• kontrolę jakości.

Dzięki temu przedsiębiorca nie musi każdego dnia sprawdzać, czy teren został odpowiednio przygotowany.

Kiedy outsourcing utrzymania terenów zewnętrznych najbardziej się opłaca?

Nie każda firma potrzebuje takiego samego zakresu usług.

Jednak outsourcing szczególnie dobrze sprawdza się przy obiektach, gdzie teren wymaga regularnej pracy.

Dotyczy to między innymi:

• magazynów,
• hal produkcyjnych,
• biurowców,
• centrów logistycznych,
• lokali usługowych,
• zakładów przemysłowych,
• obiektów posiadających duże parkingi.

Szczególnie korzystne jest to dla firm, które:

• nie chcą zatrudniać dodatkowych osób,
• nie chcą inwestować w sprzęt,
• nie mają czasu na organizację prac,
• potrzebują stałego standardu,
• chcą ograniczyć obowiązki administracyjne.

W takim modelu przedsiębiorstwo kupuje nie tylko samą usługę.

Kupuje spokój organizacyjny.

Od czego zależy koszt utrzymania terenu przy firmie?

Nie istnieje jedna uniwersalna cena utrzymania terenu, ponieważ każdy obiekt ma inne potrzeby.

Na koszt wpływają przede wszystkim:

• powierzchnia terenu,
• liczba parkingów,
• długość chodników,
• ilość zieleni,
• zakres prac,
• częstotliwość wizyt,
• sezonowość,
• wymagany standard.

Inaczej wygląda obsługa małego biura, a inaczej dużego zakładu z kilkoma hektarami terenu.

Znaczenie ma również to, czy firma potrzebuje wyłącznie sprzątania, czy pełnej obsługi obejmującej zieleń, zimę i prace sezonowe.

Przed przygotowaniem wyceny warto dokładnie określić:

• jakie elementy mają być obsługiwane,
• jak często mają być wykonywane prace,
• jaki standard jest oczekiwany.

Dobrze przygotowana oferta powinna być dopasowana do realnych potrzeb firmy, a nie oparta wyłącznie na powierzchni działki.

FAQ

Czy outsourcing utrzymania terenów zewnętrznych jest opłacalny dla firmy?

W wielu przypadkach tak. Szczególnie wtedy, gdy teren wymaga regularnej obsługi, a firma nie chce ponosić kosztów zatrudnienia dodatkowych osób, zakupu sprzętu i organizacji całego procesu.

Jakie prace można przekazać firmie zewnętrznej?

Zakres może obejmować sprzątanie parkingów i chodników, pielęgnację zieleni, koszenie, grabienie liści, prace sezonowe oraz zimowe utrzymanie terenu.

Czy firma musi zatrudniać własnego pracownika do utrzymania terenu?

Nie. Wiele przedsiębiorstw korzysta z zewnętrznych wykonawców, ponieważ pozwala to ograniczyć obowiązki organizacyjne i zapewnić stały standard obsługi.

Czy jedna firma może zajmować się zielenią, sprzątaniem i zimą?

Tak. Kompleksowa obsługa pozwala połączyć wszystkie elementy w jeden harmonogram. Przykładem jest kompleksowa obsługa terenów zewnętrznych dla zarządców.

Od czego zależy koszt utrzymania terenu przy firmie?

Koszt zależy między innymi od wielkości terenu, zakresu prac, częstotliwości obsługi oraz wymaganej jakości wykonania.

Podsumowanie

Utrzymanie terenów przy firmie bez angażowania własnych pracowników jest rozwiązaniem, które pozwala przedsiębiorstwom lepiej organizować swoją działalność.

Pracownicy firmy powinni skupiać się na zadaniach związanych z jej rozwojem, a nie na koszeniu trawy, sprzątaniu parkingu czy walce ze śniegiem zimą.

Profesjonalny wykonawca przejmuje odpowiedzialność za cały proces. Zapewnia ludzi, sprzęt oraz odpowiednią organizację pracy.

Dzięki temu teren wokół firmy pozostaje zadbany przez cały rok, a przedsiębiorca nie musi tworzyć dodatkowego działu odpowiedzialnego za utrzymanie nieruchomości.

To rozwiązanie szczególnie wartościowe dla firm, które chcą mieć kontrolę nad wyglądem obiektu, ale jednocześnie nie chcą angażować własnych zasobów w zadania poboczne.

Polecane artykuły

• Jedna firma do sprzątania, zieleni i zimowego utrzymania – korzyści dla wspólnoty
• Profesjonalna obsługa osiedla przez cały rok – model współpracy
• Outsourcing utrzymania terenów zewnętrznych – korzyści dla firm
• Jak połączyć pielęgnację zieleni z utrzymaniem czystości wokół budynku